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公司礼品采购制度 礼品公司采购

1 目的

为了加强对公司员工在经营活动中赠送礼品的管理,树立良好的公司形象与风气,减少开支,避免浪费,特制定本制度。

2 范围

本制度适用于公司对外经营活动中与礼品采购与制作、领用、赠送相关的所有行为。

3 定义

本制度所称的礼品,是指由公司统一制作、采购的用于公司接待及外联所用的物品。

4 职责

4.1 企业管理部是公司礼品的管理部门,负责礼品的发放、登记造册、保管、处理等项工作。

4.2 公司采购部负责礼品集中制作、采购工作。

4.3 公司各分支机构及市场人员在季度资金计划范围内的礼品费支出,配合公司采购部对的礼品采购进行询价复核。

4.4 财务部门负责礼品费财务报销的审核。

5 流程

5.1 礼品的采购和制作原则

5.1.1 货真价实原则:价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。

5.1.2 集体采购原则:参与采购人员不得低于2人。

5.1.3 集中制作原则:季度计划、节日计划、专业设计,集中制作和采购。

5.2 礼品的采购和制作

5.2.1 礼品集中制作与采购:

根据公司各分支机构、高层管理人员对礼品的要求提交《礼品采购申请单》,公司采购部拟定《礼品集中采购方案》,包括:规格、单价、数量等、报公司分管副总审核—>总经理审批后,公司统一集中采购礼品。

5.2.2 日常礼品采购与制作:

a) 各部门因业务需要领用礼品的,原则上在公司领用,如果库存礼品不能

满足需要,可以直接提交《礼品采购申请单》交给上级领导审批,由公司采购部组织采购,或者在审批授权后由使用者自行采购。

b) 公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼品制作,可根据活动组委会与

管理中心其它各部门共同组织设计、制作订购。其审批流程按分管副总审核—>总经理审批后控制。

5.2.3 特殊礼品的购买制作:

针对公司重要客户,由公司总经理批准安排紧急的重要礼品采购,按照《礼品采购申请单》、《礼品采购询价记录表》,经过审批后由总经理安排采购部负责采购落实。

5.3 礼品入库

所有礼品采购回后由采购部、企管部行政主管和行政员共同验收入库,建立礼品接收与放发台账,每月盘点一次,做到账账相符、账实相符,盘点结果报管理中心副总、总经理以及相关部门。

5.4 礼品分类

4.1 礼品分类:5大类:A工艺品、B名烟、C名酒、D名茶、E电子产品详情见PPT选取;

4.2 礼品分级:高级(单价1000元以上)、中级(单价400—1000元之间)、

普通(单价50—400元之间) ;

4.3 礼品册:相应礼品在对应的PPT中选取,如有礼品册内礼品不能满意要求的,相关部门可以提出补充意见,以便充实礼品册,形成具有公司特色的礼品集。

5.4 礼品领用

5.4.1 日常礼品按以下程序申领发放:

a) 礼品使用人填写“礼品领用审批单”,分管副总或者分支机构负责人审核

后,在企管部行政文员处领取。

b) 企管部行政文员审核此次赠送是否有重复交叉现象,并根据存货对各部

门间礼品的均衡分配、种类调配等做出安排。

5.4.2 外地、项目现场、应急性购买的礼品或特殊项目、特殊礼品:

无论价值大小,统一由分支机构领导或者分管领导交给总经理批准,总经理同意后可以直接办理。经办人及时到采购部、补办有关入库、领取和登记手续。

5.4.3 公司批准组织的各类大型活动礼品:

包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等,作为专项费用,由分管副总审核—>总经理审批后执行。

5.5 礼品费用控制

5.5.1公司各部门将每季度计划、节日计划、礼品资金计划报分管副总或者分支机构总经理备案,总经理审批。

5.5.2在年度预算额度范围内安排制作或采购礼品的费用,由财务部根据礼品采购方案和礼品入、出库单,分摊计入各部门的费用中。

5.5.3在审批额度范围内的礼品领用,超过当月额度范围的,按规定程序审

批后执行。费用将要超过年度预算的,在不超过年度预算前提下,转报公司高管审核后方可办理领用手续。预期要超过年度预算的,应按年度预算增补程序报审后执行。

5.5.4费用实际发生时,根据本规定要求的各项审批单,作为费用实际发生的审核依据。

5.6 礼品赠送

5.6.1赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜;多人场合,要注意区分受赠人的不同职位,考虑选择不同档次、品种的礼品;重复赠送时,注意花样品种的更换。

5.6.2 避免礼品的重复赠送或漏送。同一单位同一客户在同一次赠送活动中,要避免公司或部门多头赠送现象;或其相反,遗漏重要宾客。礼品使用人和相关领导注意把关,防止此类事情发生。

5.6.3 普通礼品赠送,目的是加强与客户的沟通,给客户留下公司良好的印象和记忆。赠送礼品时,注意了解授赠人的个性特点,讲究品位、格调,采取不同方式,做到既不铺张浪费,又能收到实效。

5.7 组织纪律

5.7.1公司礼品是公司的财产,代表公司利益赠与客户,不容许任何个人私自占有或转赠他人;如有发生,视金额大小给与当事人经济或纪律处分;

5.7.2《礼品领用审批单》、《礼品发放登记台帐》是公司礼品发放工作内部组织管理的有效手段和对外公共关系的重要资料,有关人员必须妥善保存,严禁复制、外传和对外泄漏,违犯者将严肃处理。

5.8礼品实物管理

5.8.1行政主管要本着对公司财产高度负责的精神,严格按本程序实行管理。做到发放手续齐全,原始资料留存完备。建立礼品发放及上缴台帐,统计各部门礼品使用费用。

5.8.2库存礼品要摆放整洁,精心维护,防霉防盗,并进行定期盘点,发现问题及时上报处理,避免损失。

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